Rahmenbedingungen
Bestellung und Abrechnungssysteme

Für die Bestellung und Abrechnung der Mittagsverpflegung stehen verschiedene Systeme zur Verfügung. Hierbei gibt es keine pauschale Empfehlung, welches System am besten geeignet ist, sondern jede Einrichtung muss das für sie passende System finden.

Bestellung

In der Kita- und Schulverpflegung ist ein Speiseplan üblich, der über das Essensangebot informiert. Dieser kann beispielsweise als Aushang oder in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden.

Die Bestellung der Essensauswahl kann mehr oder weniger weit vom Verzehrzeitpunkt entfernt liegen. Langfristige Bestellungen werden über Wochen oder gar Monate im Voraus vorgenommen. Beispiele hierfür finden sich in Kitas und ganztagsgeführten Schulen, in denen z.T. sogar eine Teilnahme am Mittagstisch verpflichtend ist. Hierbei kann die Festlegung auf eine Menülinie erfolgen. Dieses Bestellsystem ist starr, bietet jedoch dem Anbieter Planungssicherheit hinsichtlich der Teilnehmerzahlen.

Mehr Freiheiten bestehen bei einer mittelfristigen Bestellung der Mittagsverpflegung. Die Essensteilnehmer entscheiden sich eine Woche oder einige Tage im Voraus für oder gegen die Teilnahme bzw. für ein bestimmtes Gericht. Der Bestellvorgang kann klassisch in Papierform (Bestellformular) oder auf elektronischem Wege mit entsprechenden Softwaresystemen erfolgen.
Bei elektronischen Bestellsystemen ist meist auch eine kurzfristige An- bzw. Abmeldung (oft bis wenige Stunden vor der Essensausgabe) möglich. Aus Sicht der Anbieter ist hier deutlich weniger Planungssicherheit gegeben.

Abrechnungssysteme

Zur Abrechnung des Mittagessens bestehen verschiedene Möglichkeiten. Hier gilt es individuell zu klären, wie die Abrechnung an der Einrichtung erfolgen soll.
Barverkauf

Direkt nach der Essenausgabe wird an einer Barkasse mit Bargeld bezahlt.

  • teilweise an Schulen vorhanden, in Kitas typischerweise nicht
  • unkompliziertes System
  • ohne Vorbestellung kurzfristige Entscheidungen bezüglich der Essensteilnahme und Essensauswahl möglich
  • erfordert verantwortlichen Umgang des Essensteilnehmers mit dem für die Mittagsverpflegung vorgesehen Geld
  • zeitaufwendiges Kassieren, Hygieneproblematik
Wertmarken und Essensmarken

Diese Systeme finden vor allem in der Schulverpflegung Anwendung, in Kitas sind sie eher untypisch. Es sollte darauf geachtet werden, dass die Marken fälschungssicher sind und nicht kopiert werden können.

Wertmarken

Die Bezahlung nach Ausgabe erfolgt mit vorab erworbenen Wertmarken. Wird z.B. ein Hauptgericht zum Preis von 2 € gewählt, kann dies mit 4 Wertmarken à 50 Cent bezahlt werden.

  • Wertmarken können im Gegensatz zu Bargeld nur für die Mensa verwendet werden
  • freie Auswahlentscheidung des Essensteilnehmers
  • Zeitaufwand des Kassierens
  • Organisationsaufwand für Vorverkauf
Essensmarken

Im Unterschied zu den neutralen Wertmarken sind Essensmarken auf bestimmte Gerichte bezogen, z.B. Bon für Gericht xy. Häufig sind sie mit dem Bestellsystem gekoppelt. Das heißt der Vorverkauf ist gleichzeitig die Anmeldung zum Essen bzw. die erworbenen Essensmarken müssen bei einem Stempelautomaten (bis zu einem festgelegten Zeitpunkt) entwertet werden, um angemeldet zu sein.

  • bei Automatenverkauf kein Personal notwendig, dafür Investitions- und Wartungskosten
  • einfach Installation des Systems
  • Änderung der Essensauswahl nur eingeschränkt möglich
Guthaben- und Magnetkarte

Kartensysteme finden ihre Anwendung meist in der Schulverpflegung, in Kitas sind sie nicht verbreitet.

Guthabenkarte

Bei dieser Variante wird die Karte an Automaten, per Bankeinzug oder per Überweisung mit einem Guthaben aufgeladen. Nach der Essensausgabe wird mit der Karte bargeldlos bezahlt. Der fällige Betrag wird von dem Guthaben abgezogen.

Magnet- oder Chipkarte

Die Magnet- oder Chipkarte ist im Gegensatz zur Guthabenkarte eine personalisierte Karte, auf der jedoch kein Geldguthaben gespeichert ist. Der Betrag des Essens wird auf eine Art Treuhandkonto überwiesen. Über dieses erfolgt nach dem Verzehr die Abbuchung des Essenspreises.

  • kein Bargeld nötig
  • zügige Abwicklung an der Kasse
  • Kopplung mit elektronischen Bestellsystemen möglich
Abonnement

Dieses System ist in Kitas weit verbreitet und wird auch in der Schulverpflegung genutzt. Per Bankeinzug, Überweisung oder Barzahlung wird eine Verpflegungspauschale nach Anmeldung zur Mittagsverpflegung für einen bestimmten Zeitraum (z.B. pro Monat) in Rechnung gestellt und beglichen.

  • einfache Abwicklung
  • unflexibles System, sinnvoll nur bei gleichem Preis aller Gerichte oder ohne Wahlmöglichkeit

Je größer eine Einrichtung, desto aufwendiger ist die Organisation der Bestellung und Abrechnung. Zahlreiche Dienstleistungsunternehmen haben sich darauf spezialisiert, diesen Bereich ganz oder teilweise abzudecken. Weiterhin können auch Speisenanbieter Bestell- und Bezahlsysteme mitbringen, die gegebenenfalls mit deren Warenwirtschaftssystem verknüpft sind.

Bei der Einführung eines Bestell- und Abrechnungssystems empfiehlt es sich, an der Einrichtung einen festen Ansprechpartner zu benennen, der die Systemeinführung begleitet. Ebenso sollten Eltern ausreichend und transparent über Neuerungen informiert werden, um die Akzeptanz der Verpflegung zu fördern.

Stand: Mai 2021

Literatur

aid & Deutsche Gesellschaft für Ernährung e.V. (2003): Essen und Trinken in Schulen, S. 2/34 f.

Steinel; Kelm (2008): Verpflegungssysteme (Kap.3). In: Steinel (Hrsg.): Erfolgreiches Verpflegungsmanagement – Praxisorientierte Methoden für Einsteiger und Profis. München: Verlag Neuer Merkur

Zurek (2011): Bestellsysteme und Abrechnungssysteme für die Schulverpflegung. Workshop „Qualitätsstandards in der Schulverpflegung“