1. Die Einstiegsphase

Die Steuerungsgruppe setzt sich aus der Schulleitung bzw. den Schulleitungen und dem Sachaufwandsträger zusammen. Sie ist diejenige, die das Projekt initiiert und voranbringt.

Die Steuerungsgruppe sollte sich zu Beginn überlegen, wie die Ist-Situation der betreffenden Schulverpflegung aussieht. Dazu sollten vor allem die aktuellen Herausforderungen, denen sich die Schule stellen muss, erfasst werden. Dies kann z. B. die Einführung einer Mittagsverpflegung sein oder die Erhöhung der Akzeptanz seitens der Zielgruppen. Nach Erörterung der Herausforderungen geht es darum, grobe Ziele abzustecken. Da detailgenaue Entscheidungen erst später in der Entscheidungsphase getroffen werden, geht es hier wirklich nur um die Festlegung grober Ziele wie z. B. „Bau einer Mensa“, „Steigerung der Akzeptanz“ oder „Vermeidung langer Warteschlangen“.

Um eine hohe Akzeptanz zu Entscheidungen bezüglich der Schulverpflegung zu erreichen, ist die Meinung aller Beteiligten zu berücksichtigen. Aus diesem Grunde ist die Initiierung eines Essensgremiums unumgänglich, in dem auch die Steuerungsgruppe integriert ist. Den Vorsitz des Essensgremiums hat der Verpflegungsbeauftragte. Dieser übernimmt die gesamte und langfristige Koordination des Projektes „Mittagsverpflegung“, hat im besten Falle Erfahrungen in diesem Bereich und bringt sehr viel Engagement und Motivation mit.

Je nachdem, in welcher Planungsphase Sie sich befinden, sollten später zudem Vertreter von Behörden sowie weitere Experten unterschiedlicher Fachbereiche eingeladen werden (eine Übersicht unterschiedlicher Ansprechpartner finden Sie hier).

Die wichtigsten Ansprechpartner

Wir empfehlen, sich nach Gründung des Essensgremiums als Erstes Gedanken über ein so genanntes Verpflegungsleitbild zu machen. Ein Verpflegungsleitbild gibt die Werte wieder, welche für Ihre Schule in Sachen Schulverpflegung wichtig sind (z. B. ökologische, soziale oder ökonomische Aspekte). Eine frühzeitige Einigung über solch wichtige Rahmenbedingungen kann in der späteren Entscheidungsphase von großer Hilfe sein.

Tipp:
In der Entscheidungsphase bietet es sich an, Untergruppen des Essensgremiums zu bilden, die sich mit spezifischen Fragestellungen und Entscheidungen auseinandersetzen (z. B. Speiseplanung, Raumgestaltung, Marketing). Hier können auch weitere Personenkreise (z. B. Schüler- und Elterngruppen) einbezogen werden.

Regelmäßige Sitzungen und Abstimmungen des Essensgremiums sind das A und O einer gut durchplanten Mittagsverpflegung und sollten von dem Verpflegungsbeauftragten koordiniert werden. Des Weiteren müssen innerhalb des Gremiums weitere Verantwortlichkeiten (z. B. Protokollführung) festgelegt werden. Es hat sich bewährt, alle Vorgänge, Gespräche und Zwischenergebnisse der Gremien genauestens zu dokumentieren und die restliche Eltern- und Schülerschaft regelmäßig zu informieren.
Leider kam es in der Vergangenheit an vielen Schulen zu Fehlplanungen. Die Kommunikation zwischen Entscheidungsträgern (Behörden, Schulleitungen), Zielgruppen und Fachkräften beugt dem vor.

Haben Sie die drei Punkte der Einstiegsphase erfolgreich abgehakt? Dann haben Sie bereits einen wichtigen Schritt getan und können sich nun gemeinsam der Informationsphase widmen.